Hivos is een internationale organisatie die werkt aan het bevorderen van inclusieve, gelijkwaardige en duurzame samenlevingen. Met meer dan 400 medewerkers, actief in dertig landen in Azië, Afrika, Latijns-Amerika en het Midden-Oosten, richt Hivos zich op thema's zoals mensenrechten, klimaatactie en economische gelijkheid. Jaarlijks beheren ze een projectbudget van 50 tot 60 miljoen euro om samen met lokale partners wereldproblemen aan te pakken.

Hivos had moeite om nauwkeurig te administreren en te rapporteren over hun talrijke projecten. Ze gebruikten een verouderd systeem dat niet meer voldeed aan de groeiende eisen van hun sector en de aangescherpte wet- en regelgeving. ‘We moeten nauwkeurig verantwoorden waar fondsen aan worden besteed en wat projecten concreet opleveren’, aldus Thomas Klompmaker, Manager Finance, Control en Support bij Hivos. ‘Dat werd een steeds grotere uitdaging, omdat we voorheen een systeem gebruikten dat was ingericht op onze oude processen. Goed administreren werd steeds lastiger, waardoor het monitoren van projecten haast een onmogelijke opgave was.’ Daarom ging Hivos op zoek naar een oplossing om projectinformatie eenvoudiger in te voeren en nauwkeurig te rapporteren.

Hivos koos voor de financiële module en de NGO-functionaliteiten in de projectmodule van AllSolutions, omdat deze oplossing hen in staat stelt om zowel de interne aansturing als de externe verslaglegging te verbeteren. ‘Eind 2018 startte Hivos met de implementatie van de module. Dat verliep erg soepel. Binnen zes weken waren we operationeel. De kennis van AllSolutions speelde daarbij een grote rol. Ze zijn goed op de hoogte van de projectcycli en processen in onze branche. We waren geen tijd kwijt om ze alles uit te leggen.’ Verteld Thomas

De implementatie van Blinqx verliep soepel en Hivos kreeg de nodige ondersteuning om het nieuwe systeem optimaal te benutten. Dankzij de automatisering kan Hivos nu projectgegevens realtime invoeren en de financiële gegevens sneller en accurater rapporteren.

‘Onze medewerkers krijgen met de nieuwe module meer verantwoordelijkheid en daar reageren ze uitstekend op. Daarvoor moet ik ze echt een compliment geven. Net als de manier waarop Blinqx ons tijdens dit traject ondersteunt.’

Inmiddels heeft Hivos ook voor de NGO-functionaliteiten in de projectmodule van AllSolutions. ‘We kozen opnieuw voor de software, omdat deze module naadloos aansluit op onze manier van werken. Daarna gaan we kijken naar andere applicaties. Bijvoorbeeld hoe we onze Monitoring en Evaluation, HR en CRM willen inrichten. Maar eerst moet de basis staan.’

‘Bovendien levert AllSolutions meerwaarde met mogelijkheden die ze speciaal ontwikkelen voor onze branche. En als we suggesties hebben voor nieuwe functionaliteiten, staan ze meestal open voor co-innovatie. Bijvoorbeeld door het ontwikkelen van een oplossing in de standaard en daarin mee te investeren. Zodat ook andere NGO’s hier in de toekomst profijt van kunnen hebben.’