Farm Dairy produceert sinds 1999 dagverse zuivelproducten in Lelystad en levert deze aan de Nederlandse retail. Elk jaar verwerkt het bedrijf ongeveer 200 miljoen kilogram melk van Nederlandse koeien, met een focus op duurzaamheid en kwaliteit. De producten van Farm Dairy, zoals melk, vla en yoghurt, zijn dagelijks vers verkrijgbaar in het koelvak van supermarkten.

Farm Dairy had behoefte aan een betere grip op de facturenstroom, vooral voor onderhoud en reparaties aan machines in de fabriek. Het proces was handmatig en tijdrovend, zonder inzicht in de status van de facturen. ‘Het proces verliep nog geheel handmatig, de factuur kwam binnen, werd geboekt in Exact en vervolgens moest een medewerker van de technische dienst er akkoord op geven en de pakbon of servicebon aan de papieren factuur nieten,’ vertelt Michael Sterenberg, verantwoordelijk voor finance en ICT binnen Farm Dairy. Dit leidde tot vertragingen, waarbij de financiële afdeling nauwelijks zicht had op de status van de ontvangen facturen.

Scan Sys werd ingeschakeld om de software te implementeren: ‘‘We hebben heel nauw samengewerkt bij de ontwikkeling van de koppeling en we hebben goed hebben kunnen aangeven wat we nodig hadden,’ zegt Michael Sterenberg. Dit heeft de manier van werken bij Farm Dairy aanzienlijk beïnvloed.: ’We hebben de facturenstroom nu heel goed onder controle, we hebben inzicht in de kosten én we kunnen een periode veel sneller afronden.’

Farm Dairy onderzoekt nu verdere optimalisatie van de goederenontvangst, zodat het proces van factuurverwerking nóg efficiënter verloopt. Zoals Anneke Wessel, werkzaam op de financiële administratie van Farm Dairy, zegt: ’Als we dat proces nog zouden kunnen verbeteren, zou het helemaal geweldig zijn.’ Farm Dairy zet in op voortdurende digitalisering, met Scan Sys als betrouwbare partner voor verdere automatisering en inzicht in hun processen.